Zin om de Gentse musea en Historische Huizen te ondersteunen bij het organiseren van groepsbezoeken? Solliciteer dan als administratief medewerker bij BOEKjeBEZOEK.
Word jij onze collega?
De Gentse stedelijke musea zijn sinds 2014 georganiseerd als autonoom gemeentebedrijf (AGB). Het autonoom gemeentebedrijf Erfgoed overkoepelt het Huis van Alijn, het STAM en het Industriemuseum, terwijl het autonoom gemeentebedrijf Kunsten en Design het Design museum Gent, het MSK en het S.M.A.K overkoepelt.
Je wordt tewerkgesteld in het team van BOEKjeBEZOEK. BOEKjeBEZOEK is het boekingskantoor voor de Gentse Musea en Historische Huizen. Wij organiseren, boeken en plannen allerlei groepsbezoeken, workshops en rondleidingen voor zowel AGB Erfgoed als AGB Kunsten en Design. Je helpt met het vinden van de gepaste gidsen en ondersteunt het platform op administratief vlak.
Takenpakket
Je zorgt voor een klantvriendelijk (telefonisch en e-mail) onthaal en verzorgt een efficiënte dienstverlening:
- Je geeft informatie en beantwoordt vragen van mensen die een bezoek plannen bij het Huis van Alijn, STAM, Industriemuseum, Design museum, MSK, S.M.A.K. en Historische Huizen Gent.
- Je verzorgt ook de telefonie en behandelt de inkomende mails (zowel van gidsen, museummedewerkers als bezoekers). Klantencontact en multitasking zijn daarbij zeer belangrijk.
- Je spreekt en schrijft een aardig mondje Frans en Engels.
- Je verwerkt reservatieaanvragen van scholen, bedrijven, gidsenverenigingen en touroperators.
Je volgt de groepsbezoeken van A tot Z op voor de Gentse Musea:
- Je volgt de informatiedoorstroom van groepsbezoeken op naar en van de musea, GentInfo en de gidsen.
- Je houdt het CRM-systeem up-to-date.
- Je zorgt voor de administratieve afwerking van groepsreservaties.
- Je verricht administratieve opdrachten in functie van de dienst.
- Je verwerkt bezoekerscijfers.
Wat krijg je van ons?
• Een voltijds contract van bepaalde duur t.e.m. 31 december 2023 met kans op verlenging
• Een aantrekkelijk salaris: bruto maandelijks startloon vanaf € 2.258 (0 jaar ervaring)
waarbij relevante anciënniteit kan worden meegenomen
• Een afwisselende job, met veel persoonlijk contact
• Maaltijdcheques van € 8 per gewerkte dag
• Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer of een ferme fietsvergoeding
• Een gratis hospitalisatieverzekering
• Eindejaarspremie
• Een aantrekkelijke verlofregeling
• De mogelijkheid tot telewerk en glijdende werkuren
De plaats van tewerkstelling is Veldstraat 82, 9000 Gent
Deelnemingsvoorwaarden
- Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs.
- Je hebt minstens één jaar relevante professionele ervaring als administratief medewerker.
- Je kan vlot werken met CRM systemen om de reservaties te verwerken en op te volgen. Ervaring met Recreatex is een pluspunt.
- Je hebt een goede kennis van Engels en Frans.
Gent is voor iedereen
Gent gaat voluit voor gelijke kansen en erkent de diverse samenleving waarin we leven. Jouw uniekheid op basis van leeftijd, geslacht, genderidentiteit, etnische afkomst, geaardheid, geloof, beperking of nationaliteit versterkt onze organisatie. Bekijk onze concrete acties.
Heb je nog vragen over deze vacature?
Wil je graag meer info over de functie-inhoud of selectieprocedure?
Neem contact op met Nicolas De Schuymer, Coördinator data- en informatiebeheer
- nicolas.deschuymer@stad.gent
- 0496 03 51 60
Solliciteren?
Stuur een mailtje naar agberfgoed@stad.gent met je motivatiebrief, een kopie van je diploma en een recent CV. De uiterste inschrijvingsdatum is 23 juli 2023.
Selectieprocedure
- De selectieprocedure bestaat uit een kort mondeling deel waarin je jouw motivatie brengt en een beperkt aantal competenties aantoont in een interview.
- Het mondeling deel gaat onder voorbehoud door in augustus 2023. Bekijk zeker ook je spam, soms komen onze uitnodigingen daar terecht.
Welke competenties meten we in de selectieprocedure?
• Efficiënt werken: je houdt je bij het uitvoeren van jouw opdrachten aan de vooropgestelde tijd, middelen, afspraken en reglementair kader.
• Klantgericht handelen: je bent gericht op een correcte dienstverlening in jouw contact met de klant.
• Resultaatgericht werken: je voert jouw opdrachten enthousiast en volgens de gevraagde kwaliteitseisen uit.
• Talen kennen: Nederlands, Frans, Engels
• Nauwkeurig werken: je voert jouw administratieve opdrachten zorgvuldig en correct uit.
• Organiseren: je plant jouw opdrachten in volgens de afgesproken of opgelegde procedures / prioriteiten.
• Zich flexibel opstellen: je stelt je aanpassingsbereid op en op vraag van jouw collega‘s en/of verantwoordelijke pas je jouw gedrag, werkmethode en/of planning aan.
• Stressbestendig optreden: je blijft kalm en rustig bij gekende, terugkerende piekmomenten.
Meer info vind je in het competentiehandboek.